Algemene Voorwaarden

Het is verstandig dat u als ondernemer werkt met Algemene Voorwaarden, ook wel “de kleine lettertjes” genoemd. In dit artikel schets ik enige hoofdlijnen.

Wat zijn Algemene Voorwaarden?
Algemene Voorwaarden zijn bepalingen die u als ondernemer niet in een overeenkomst wil opnemen, maar in een afzonderlijke bijlage, zijnde de door u gehanteerde Algemene Voorwaarden. De opzet is dat de Algemene Voorwaarden door u vaker worden gebruikt. Kortom, rechten en plichten die gelden voor al uw klanten en afnemers.

Veel voorkomende onderwerpen in Algemene Voorwaarden zijn:
• offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding);
• transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten);
• levertijd;
• betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
• eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling);
• garantie (zo ja, onder welke voorwaarden en welke garantietermijn);
• aansprakelijkheid (beperking, uitsluiting);
• geschillenbeslechting (rechter of arbitrage).

De voordelen
Het grote voordeel van het hanteren van Algemene Voorwaarden is dat de overeenkomst die u met uw klant wil sluiten kort kan zijn en zich kan beperken tot de hoofdzaken, zoals prijs, hoeveelheid en levertijd. De Algemene Voorwaarden scheppen vervolgens duidelijkheid over alle overige rechten en plichten tussen u en uw klant, dan wel opdrachtgever en voorts bespaart het tijd.

Wanneer van toepassing
Bij het hanteren van Algemene Voorwaarden is oplettendheid geboden. Om met succes een beroep te kunnen doen op de toepassing van Algemene Voorwaarden, gelden in hoofdlijn twee vereisten:
1. het van toepassing verklaren van de Algemene Voorwaarden op de overeenkomst;
2. de terhandstelling (het daadwerkelijk overhandigen) van de Algemene Voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst.

Van toepassing verklaring
De Algemene Voorwaarden zijn vrij snel van toepassing. Voldoende is dat u als ondernemer, bijvoorbeeld in de offerte, orderbevestiging of overeenkomst omschrijft dat de door u gehanteerde Algemene Voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Het is niet noodzakelijk dat uw wederpartij de inhoud van de Algemene Voorwaarden ook kent.

Terhandstelling
Uw klant of opdrachtgever wordt echter wel beschermd tegen het vrij eenvoudig van toepassing zijn van de Algemene Voorwaarden. Uw klant of opdrachtgever kan namelijk de Algemene Voorwaarden vernietigen indien deze niet “ter hand zijn gesteld” (daadwerkelijk zijn verstrekt). Voor of bij het sluiten van de overeenkomst moeten de Algemene Voorwaarden dus zijn overhandigd of toegestuurd. Voor online gesloten overeenkomsten gelden specifieke voorwaarden, welke voorwaarden ik in het kader van dit artikel niet zal benoemen.

Te laat
In de praktijk komt het nogal eens voor dat pas melding van de Algemene Voorwaarden wordt gemaakt en/of de Algemene Voorwaarden worden toegestuurd bij het toezenden van de factuur of op de achterzijde van deze factuur vermeld staan. Deze constructie is meestal niet houdbaar: de overeenkomst is immers al eerder gesloten.

Deponeren
U kunt uw Algemene Voorwaarden ook deponeren bij de Kamer van Koophandel en/of de Rechtbank. Dit deponeren heeft als voordeel dat u kunt aantonen welke voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn indien u de Algemene Voorwaarden tussentijds heeft veranderd. Via uw KvK-nummer of uw bedrijfsgegevens kunnen klanten uw voorwaarden opvragen. Let op: de Kamer van Koophandel en de Rechtbank toetsen de inhoud van de Algemene Voorwaarden bij deponering niet. Daarvoor kunt u het beste terecht bij een advocaat of juridisch adviseur.

Wie stelt de Algemene Voorwaarden op?
Veel brancheorganisaties stellen specifieke Algemene Voorwaarden voor de desbetreffende branche op. Bent u lid van zo’n organisatie, dan kunt u ook verplicht worden om deze voorwaarden te gebruiken. U kunt ook zelf Algemene Voorwaarden opstellen of ons kantoor als ervaren advocaten vragen dit te doen.